Politique

En tant qu’entreprise fournissant des produits destinés aux soins médicaux et à la distribution de médicaments, TOSHO Inc. reconnaît l’importance d’un traitement approprié des données à caractère personnel, dans le respect des lois relatives à la protection des données à caractère personnel (loi n° 57, loi sur la protection des données à caractère personnel, 2003) dans le cadre de ses activités commerciales. TOSHO s’engage à protéger les données à caractère personnel conformément à la politique suivante.

1. Respect des lois, règlements et autres règles applicables, etc. TOSHO s'engage à respecter les lois, règlements et autres règles applicables, en s'appuyant sur le cadre du système de gestion de la sécurité de l'information (ISMS), et met en place des mécanismes visant à assurer la protection et le traitement approprié des données à caractère personnel. TOSHO prendra également les mesures nécessaires et appropriées, telles que la mise en place d'un système de contrôle de sécurité.

2. Collecte et utilisation des données à caractère personnel : Les données à caractère personnel doivent être collectées par des moyens appropriés, notamment en informant au préalable l'intéressé de la finalité de leur utilisation, et doivent être utilisées dans la mesure nécessaire à la réalisation de cette finalité.

3. Gestion adéquate des données à caractère personnel : TOSHO s'engage à gérer de manière adéquate les données à caractère personnel et à prendre les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour prévenir et remédier aux risques, tels que l'accès non autorisé, la perte, la destruction, l'altération ou la fuite de ces données. En outre, une supervision nécessaire et appropriée des employés et des sous-traitants chargés du traitement des données à caractère personnel sera mise en place.

4. Guichet des réclamations et des demandes de renseignements : Si une personne demande la communication, la rectification, la suspension de l'utilisation ou la suppression, etc. de ses données à caractère personnel, TOSHO se conformera sans délai à cette demande après avoir vérifié l'identité de la personne concernée conformément aux procédures prévues. En outre, toute réclamation ou demande de renseignements émanant de la personne concernée au sujet du traitement des données à caractère personnel sera traitée rapidement et de manière appropriée.

Informations relatives à la protection des données à caractère personnel

Finalités de l'utilisation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées par TOSHO seront utilisées dans le cadre des finalités suivantes. Si la finalité de l'utilisation des données à caractère personnel est communiquée et précisée individuellement au moment de leur collecte, c'est cette finalité qui s'applique. Si ces données à caractère personnel sont utilisées au-delà du cadre des finalités suivantes, le consentement de la personne concernée sera obtenu au préalable de manière appropriée.

1. Collecte et utilisation / Finalité de l'utilisation des données à caractère personnel

1) Données à caractère personnel recueillies auprès des clients
① Les données à caractère personnel fournies par nos clients via des questionnaires lors de salons ou recueillies dans nos showrooms seront utilisées pour fournir à nos clients un large éventail d’informations concernant nos produits et services.
② Les données à caractère personnel fournies par les clients dans le cadre de la réalisation de travaux qui nous ont été confiés seront utilisées dans la limite de l’objet des travaux concernés.
③ Les données à caractère personnel que vous saisissez dans le formulaire de contact de notre site web seront utilisées dans le but de répondre à votre demande et de traiter vos requêtes. En outre, nous pouvons utiliser les données à caractère personnel collectées (telles que votre adresse e-mail) pour vous envoyer des informations concernant nos services et des newsletters par e-mail. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces communications, vous pouvez vous désabonner à tout moment en suivant les instructions fournies dans chaque e-mail.
2) Données à caractère personnel des candidats à un emploi recueillies lors des activités de recrutementLes données à caractère personnel recueillies lors des activités de recrutement seront utilisées pour contacter les candidats (ainsi que pour fournir des informations concernant les horaires d’entretien, les résultats d’entretien, etc.) et à titre de référence.
3) Données à caractère personnel fournies par nos clients En règle générale, les données à caractère personnel fournies par nos clients ne sont pas enregistrées sur des équipements, des systèmes, etc. Ce n’est que lorsque des instructions et l’accord du client ont été obtenus que ces données à caractère personnel sont utilisées dans le cadre prévu, après avoir clairement défini la finalité de leur utilisation conformément aux règles de l’entreprise.
De plus, des mesures de sécurité sont mises en œuvre pour prévenir toute fuite, destruction ou altération des informations. Une fois l’objectif atteint, les informations doivent être immédiatement détruites ou restituées.
4) Données à caractère personnel publiées Les données à caractère personnel publiées sur notre site web, etc., sont utilisées à des fins commerciales, notamment pour fournir des informations sur nos produits et services.

2. Partage des données à caractère personnel Les données à caractère personnel collectées peuvent être partagées avec les sociétés de notre groupe. Dans ce cas, TOSHO sera responsable de la gestion de ces données à caractère personnel.

1) Données à caractère personnel faisant l'objet d'un partage : nom complet, informations relatives à l'affiliation (nom de l'entreprise, service, etc.), adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail.
2) Finalité du partage des données à caractère personnel : les données à caractère personnel de nos employés, celles des candidats à un emploi, etc., collectées dans le cadre des activités de recrutement, seront utilisées aux fins notifiées ou annoncées au moment de la collecte des informations.
3) Cercle des utilisateurs communs : TOSHO Holdings Inc.
3-8-8 Higashi-Kojiya, Ohta-ku, Tokyo
4) Mode de collecte : documents, données électroniques, etc.

3. Gestion des données à caractère personnel et mesures de sécurité

1) Les données à caractère personnel ne doivent pas être divulguées ni communiquées à un tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas suivants.
① Lorsque le traitement des données à caractère personnel est fondé sur des lois et règlements
② Lorsque les données à caractère personnel sont nécessaires à la protection de la vie, de l’intégrité physique ou des biens de la personne concernée et qu’il est difficile d’obtenir son consentement
③ Lorsque la coopération avec un organisme public national ou local et/ou avec des organismes ou des personnes mandatés par celui-ci est nécessaire pour mener à bien des missions prévues par les lois et règlements, et que le consentement de la personne concernée est susceptible d’entraver l’exécution de ces missions
2) En ce qui concerne la sécurité des données à caractère personnel, TOSHO se conformera aux lois et règlements applicables ainsi qu’aux autres normes relatives à la protection des données à caractère personnel, gérera de manière appropriée ces données et préviendra tout accès non autorisé, toute perte, destruction, altération, fuite, etc. de ces données, et prendra toute autre mesure de sécurité nécessaire et appropriée.

4. Sous-traitance du traitement des données à caractère personnel : TOSHO peut confier, en tout ou en partie, le traitement des données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à la réalisation de la finalité de leur utilisation. Dans ce cas, TOSHO vérifiera minutieusement l’éligibilité du sous-traitant, stipulera des obligations de confidentialité dans le contrat et assurera une supervision du sous-traitant selon les besoins et de manière appropriée.

5. Communication des données à caractère personnel Lorsqu’une personne demande la communication de ses données à caractère personnel, conformément à la loi sur la protection des données à caractère personnel, il convient de vérifier que cette demande émane bien de la personne concernée ou de son représentant, après quoi les informations demandées seront communiquées sans délai à la personne concernée (si ces données à caractère personnel n’existent pas, une notification en ce sens sera fournie). Toutefois, cette disposition ne s'applique pas dans les cas où la divulgation n'est pas exigée par la loi sur la protection des données à caractère personnel ni par d'autres lois et règlements. Veuillez également noter que des frais de traitement (1 000 yens par élément) seront facturés pour la divulgation des données à caractère personnel.

6. Rectification, suspension de l'utilisation, etc. des données à caractère personnel

1) Lorsqu’une personne physique demande la rectification de ses données à caractère personnel conformément à la loi sur la protection des données à caractère personnel, et à l’exception des cas où des procédures spéciales ont été établies conformément aux dispositions d’autres lois et règlements, et après vérification que cette demande émane bien de la personne concernée, l’examen nécessaire doit être effectué sans délai. Sur la base des résultats de cet examen, il sera décidé soit de procéder à la rectification, soit de suspendre l’utilisation des données à caractère personnel, et la personne concernée en sera dûment informée.
2) Lorsqu’une personne demande la suspension de l’utilisation ou la suppression (ci-après dénommées « suspension de l’utilisation, etc. ») de données à caractère personnel, au motif que ces données ont été traitées au-delà de la finalité d’utilisation préalablement annoncée ou qu’elles ont été obtenues par des moyens frauduleux, l’examen nécessaire est effectué sans délai. Sur la base des résultats de cet examen, TOSHO mettra en œuvre la suspension de l’utilisation, etc. des données à caractère personnel et en informera la personne concernée. Toutefois, dans les cas où la suspension de l’utilisation, etc. des données à caractère personnel entraînerait des frais importants ou serait difficile à mettre en œuvre, et où des mesures alternatives permettant de protéger les droits et intérêts de la personne concernée sont disponibles, ces mesures alternatives pourront être mises en œuvre.

7. Cookies : Dans certains cas, nous utilisons des cookies afin d'améliorer notre site web. Les cookies ne sont pas utilisés pour collecter des informations personnelles auprès des clients, ni pour suivre ou identifier des personnes.

8. Informations complémentaires : Le contenu de la présente politique sera révisé si nécessaire afin de s'adapter aux modifications apportées aux lois, règlements et autres dispositions réglementaires. Dans le but d'apporter ces améliorations, la présente politique est susceptible d'être modifiée sans préavis.

9. Service des renseignements : pour toute remarque, question, réclamation ou demande de renseignements concernant le traitement des données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse suivante ou par téléphone.

【[Service des renseignements]
Service chargé des données personnelles de TOSHO Inc.
Adresse : 3-8-8 Higashi-Kojiya, Ohta-ku, Tokyo
Téléphone : +81-3-3745-0790
Horaires d'ouverture : jours ouvrables de 9 h à 17 h

TOSHO exerce son activité dans la vente d’équipements et d’installations destinés aux hôpitaux et aux pharmacies au Japon et à l’étranger. Garantir la sécurité des informations traitées dans le cadre de chacune de nos activités est une condition indispensable pour que nos clients puissent utiliser nos produits et nos différents services en toute sérénité. Conscients qu’il s’agit là d’une des exigences les plus importantes en matière de gestion et d’activité, nous avons établi la politique et le système de gestion de la sécurité de l’information suivants, et nous mettons en œuvre de manière rigoureuse la gestion de la sécurité de l’information conformément à ceux-ci.

1. Engagement en faveur de la sécurité de l'information

TOSHO considère que la garantie de la sécurité de l'information constitue l'une des principales exigences en matière de gestion ainsi qu'une responsabilité sociale de l'entreprise, et toutes les personnes impliquées dans les activités de notre société s'y engagent pleinement.

2. Protection des actifs informationnels

Afin d'assurer la protection des ressources informationnelles contre les menaces pesant sur leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité, nous mettons en œuvre des mesures de contrôle adaptées aux conditions spécifiques de chaque activité.

3. Respect des lois et des réglementations

Nous respectons les lois et réglementations applicables, ainsi que les autres règles et les exigences contractuelles, afin de garantir la sécurité des informations.

4. Éducation et formation

Nous proposons des actions de formation et de sensibilisation afin de renforcer la prise de conscience en matière de sécurité de l'information chez les personnes impliquées dans nos activités et de veiller à ce que toutes soient familiarisées avec notre politique de sécurité de l'information.

5. Prévention et gestion des incidents de sécurité

Grâce à la mise en œuvre d'un système de gestion de la sécurité de l'information, chacun d'entre nous chez TOSHO s'efforce de prévenir la survenue d'incidents liés à la sécurité de l'information. Dans le cas improbable où un incident se produirait, nous prendrions sans délai les mesures appropriées, notamment celles visant à empêcher qu'il ne se reproduise.

6. Audits

Nous procédons régulièrement à des audits du fonctionnement de notre système de gestion de la sécurité de l'information et prenons les mesures nécessaires pour l'améliorer afin de garantir la sécurité de l'information.

7. Amélioration continue de notre système de gestion de la sécurité de l'information

Nous nous efforçons d'améliorer en permanence notre système de gestion de la sécurité de l'information afin de garantir un renforcement continu de la sécurité de l'information. À cette fin, nous fixons chaque année des objectifs en matière de sécurité de l'information, définissons et planifions les actions nécessaires à leur réalisation, puis analysons les résultats de leur mise en œuvre. De plus, nous évaluons et révisons périodiquement notre politique fondamentale en matière de sécurité de l'information, ainsi que les règles internes et les systèmes de gestion qui y sont liés.

Notre entreprise est spécialisée dans la vente d’équipements et d’installations destinés aux hôpitaux et aux pharmacies au Japon et à l’étranger.
Dans le cadre de cette activité, nous nous engageons à maintenir et à améliorer en permanence notre système de gestion environnementale afin de protéger l’environnement mondial.
À cette fin, nous avons défini les politiques suivantes.

• 1. Nous respecterons les lois, règlements, arrêtés, accords et autres exigences en matière d'environnement, et nous nous efforcerons de réduire notre impact sur l'environnement et de prévenir la pollution.
• 2. Nous encouragerons le développement des qualités et des compétences individuelles. Nous parviendrons ainsi à bâtir une organisation solide et à assurer le recrutement et la fidélisation continus de nos ressources humaines.
• 3. Nous familiariserons l'ensemble de nos collaborateurs avec cette politique par le biais d'actions de formation et de sensibilisation à l'environnement ; nous renforcerons leur prise de conscience en matière de préservation de l'environnement et contribuerons activement aux initiatives locales de protection de l'environnement.
• 4. Nous encouragerons la réduction des déchets, leur élimination dans les règles de l'art et leur recyclage.
• 5. Nous nous efforcerons d'améliorer en permanence nos actions en faveur de la protection de l'environnement en fixant des objectifs environnementaux et en les réévaluant régulièrement.